Make your own free website on Tripod.com

บทที่ 6
ข้อมูลและการประมวลผลข้อมูล


ความหมายของข้อมูล
           ข้อมูล (Data) คือ ข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้องกับบุคคล สถานที่ สิ่งของ หรือเหตุการณ์ ที่สนใจ ข้อมูลเป็นไปได้ทั้งตัวเลข ข้อความ หรือข้อความปนตัวเลข (Numeric) เช่น จำนวน ปริมาณ ระยะทาง หรืออาจเป็นตัวอักษรหรือข้อความ (Alphabetic) และข้อความที่เป็นตัวเลขผลสมตัวอักษร (Alphanumeric) แต่สำหรับเครื่อง

คอมพิวเตอร์ จะรู้จักข้อมูลเพียง 2 ประเภท คือ
1. ข้อมูลที่ใช้ในการคำนวณ (Numeric) ได้แก่ ข้อมูลที่เป็นตัวเลขล้วน ๆ และจะใช้ตัวเลขนั้นไปคำนวณ
2. ข้อมูลที่ไม่นำไปใช้ในการคำนวณ (Character หรือ String) ได้แก่ ข้อมูลที่เป็นตัวอักษร หรือข้อความที่ผสมตัวเลขหรือตัวเลขล้วน ๆ แต่ไม่นำไปใช้ในการคำนวณ เช่น อันดับที่ เลข ประจำตัว บ้านเลขที่ หมายเลขโทรศัพที่ เป็นต้น

ลักษณะของข้อมูลที่ด
ข้อมูลที่ดีย่อมก่อให้เกิดข่าวสารที่ดี มีประโยชน์ ข้อมูลที่ดี ประกอบด้วยลักษณะเด่น ดังนี้คือ
1. ความถูกต้อง (Accuracy) ความถูกต้องนับเป็นสิ่งสำคัญอันดับหนึ่งในขบวน
การประมวลผล ข้อมูล เพราะนอกจากจะต้องตามจุดประสงค์แล้ว ยังทำให้เกิดความน่าเชื่อเถือของข่าวสารด้วย กล่าวคือ หากข้อมูลดิบที่ป้อนเข้าไป ถูกต้อง เป็นจริงย่อมแสดงว่า ข่าวสารที่ได้น่าเชื่อเถือได้ และต้องตามจุดประสงค์ในการแก้ปัญหา โดยที่มีกระบวนต่าง ๆ ประกอบถูกต้อง
2. ความสมบูรณ์ (Completeness) ข้อมูลที่ถูกต้องเพียงอย่างเดี่ยวไม่อาจเพียงพอสำหรับการประมวลผล จะต้องสมบูรณ์ทั้งรายการและจำนวน รวมทั้งต้องครอบคลุมประชากรหรือตัวแปรในกลุ่มที่เกี่ยวข้องด้วย
3.ใช้เวลาในการประมวลผลน้อย (Timeliness) ความเร็วเป็นตัวชี้ความทันสมัยต่อเหตุการณ์ และความเป็นปัจจุบันของข้อมูล ทั้งนี้หมายถึงความเร็วในการนำเสนอข่าวสารผลลัพธ์ด้วย เพราะผลลัพธ์ที่ถูกต้องสมบูรณ์จะไม่มีคุณค่าใด ๆ หากการนำเสนอผลลัพธ์ล่าช้า
4. ความเข้ากันได้กับเครื่องมือประมวลผล (Compatibles) ข้อมูลดิบที่จะนำเข้าสู่ขบวนการประมวลผล จำเป็นต้องเข้ากันได้กับเครื่องมือที่ใช้ในการประมวลผลนั้น ๆ

โครงสร้างข้อมูล (Data Structure) ข้อมูลที่จะนำเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์เพื่อประมวลผล จะต้องได้รับการจัดให้อยู่ในลักษณะที่เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถนำไปใช้ประมวลผลได้ โครงสร้างของข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์ประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ ดังนี้

1. ตัวอักขระ (Character)
หมายถึง สัญลักษณ์ต่าง ๆ ที่ใช้ภาษามนุษย์ แบ่งออกเป็น 3 ประเภท คือ
        1.1 ตัวเลข (Numeric) คือ เลขฐาน 10 ซึ่งประกอบด้วยตัวเลข 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9
        1.2 ตัวอักษร (Alphabetic) คือ ตัวอักษร A ถึง Z
        1.3 สัญลักษณ์พิเศษ (Special Symbol) เช่น เครื่องหมายทางคณิตศาสตร์ และสัญลักษณ์ต่าง เช่น +, -, *, /, ?, #, &

2. ฟิลด์ (Field)
คือ กลุ่มของอักขระที่สัมพันธ์กัน ตั้งแต่ 1 ตัวขึ้นไปมารวมกันแล้วแสดงลักษณะหรือความหมายอย่างใดอย่างหนึ่ง ในแต่ละฟิลด์ยังแยกออกเป็นประเภทของข้อมูล ซึ่งแบ่งแยกประเภทของฟิลด์ ได้ 3 ประเภท คือ
        2.1 ฟิลด์ตัวเลข (Numeric Field) ประกอบด้วย อักขระที่เป็นตัวเลข ซึ่งอาจเป็นเลขจำนวนเต็มหรือทศนิยมและอาจมีเครื่องหมายลบหรือบวก เช่น ยอดคงเหลือในบัญชีเป็นกลุ่มของตัวเลข
        2.2 ฟิลด์ตัวอักษร (Alphabetic Field) ประกอบด้วย อักขระที่เป็นตัวอักษร หรือช่องว่าง (Blank) เช่น ชื่อลูกค้าเป็นกลุ่มของตัวอักษร
        2.3 ฟิลด์อักขระ (Character Field หรือ Alphanumeric Field) ประกอบด้วยอักขระซึ่งอาจจะเป็นตัวเลขหรือตัวอักษรก็ได้ เช่น ที่อยู่ของลูกค้าข้อมูลที่ปรากฎอยู่ในฟิลด์ เป็นหน่วยย่อยของระเบียน ที่บรรจุอยู่ในแฟ้มข้อมูล เช่น ฟิลด์เลขรหัสประจำตัวบุคลากร ฟิลด์เงินเดือนของลูกจ้าง หรือฟิลด์เลขหมายโทรศัพท์ของพนักงาน

3. ระเบียนหรือเรคอร์ด (Record)
คือ กลุ่มของฟิลด์ที่สัมพันธ์กัน ประกอบขึ้นมาจากข้อมูลพื้นฐานต่างประเภทกันรวมขึ้นมาเป็น 1 ระเบียน ระเบียนจะประกอบด้วยฟิลด์ ต่างประเภทกันอยู่รวมกันเป็นชุด เช่น ระเบียนของเช็คแต่ละระเบียน จะประกอบด้วยฟิลด์ ชื่อธนาคาร เลขที่เช็ค วันที่สั่งจ่าย จำนวนเงิน สาขาเลขที่เลขที่บัญชี ระเบียนแต่ละระเบียน จะมีฟิลด์ที่ใช้อ้างอิงถึงข้อมูลในระเบียนนั้น ๆ อย่างน้อย

       **1 ฟิลด์ เสมอ ฟิลด์ที่ใช้อ้างอิงนี้เรียกว่า คีย์ฟิลด์ (Key Field) ในทุกระเบียนจะมีฟิลด์หนึ่งฟิลด์ที่ถูกใช้เป็นคีย์ฟิลด์ ฟิลด์ที่ถูกใช้เป็นคีย์จะเป็นฟิลด์ที่มีค่าไม่ซ้ำกันในแต่ละระเบียน (Unique) เพื่อสะดวกในการจัดเรียงของระเบียนในแฟ้มข้อมูลและการจัดโครงสร้างของแฟ้มข้อมูลเช่นระเบียนของเช็คธนาคารจะใช้เลขที่บัญชีเป็นคีย์ฟิลด์ระเบียนแฟ้มข้อมูลพนักงานใช้เลขที่ประจำตัวพนักงานเป็นคีย์ฟิลด์ เป็นต้น

การจัดการแฟ้มข้อมูล กิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการจัดการแฟ้มข้อมูล (File Manipulation) จะแตกต่างกันออกไปในแต่ละระบบงาน แต่กิจกรรมหลักในการใช้ข้อมูล ได้แก่

1. การสร้างแฟ้มข้อมูล (File Creating) คือ การสร้างแฟ้มข้อมูลเพื่อนำมาใช้ในการประมวลผล ส่วนใหญ่จะสร้างจากเอกสารเบื้องต้น (Source Document) การสร้างแฟ้มข้อมูลจะต้องเริ่มจากการพิจารณากำหนดสื่อข้อมูลการออกแบบฟอร์มของระเบียน การกำหนดโครงสร้างการจัดเก็บแฟ้มข้อมูล (File Organization) บนสื่ออุปกรณ์ต่าง ๆ

2. การปรับปรุงรักษาแฟ้มข้อมูล แบ่งออกได้ 2 ประเภท คือ
        2.1 การค้นคืนระเบียนในแฟ้มข้อมูล (Retrieving) คือ การค้นหาข้อมูลที่ต้องการหรือเลือกข้อมูลบางระเบียนมาใช้เพื่องานใดงานหนึ่ง การค้นหาระเบียนจะทำได้ ด้วยการเลือกคีย์ฟิลด์ เป็นตัวกำหนดเพื่อที่จะนำไปค้นหาระเบียนที่ต้องการในแฟ้มข้อมูล ซึ่งอาจจะมีการกำหนดเงื่อนไขของการค้นหา เช่น ต้องการหาว่า พนักงาน ที่ชื่อสมชายมีอยู่กี่คน
        2.2 การปรับเปลี่ยนข้อมูล (Updating) เมื่อมีแฟ้มข้อมูลที่จะนำมาใช้ในการประมวลผลก็จำเป็นที่จะต้องทำหรือรักษาแฟ้มข้อมูลนั้นให้ทันสมัยอยู่เสมอ อาจจะต้องมีการเพิ่มบางระเบียนเข้าไป (Adding) แก้ไขเปลี่ยนแปลงค่าในฟิลด์ใดฟิลด์หนึ่ง (Changing) หรือลบบางระเบียนออกไป (Deleting)

         ประเภทของแฟ้มข้อมูล
          1. แฟ้มข้อมูลหลัก (Master File)
          2. แฟ้มข้อมูลรายการเปลี่ยนแปลง (Transaction File)
          3. แฟ้มข้อมูลตาราง (Table File)
          4. แฟ้มข้อมูลเรียงลำดับ (Sort File)
          5. แฟ้มข้อมูลรายงาน (Report File)

แฟ้มข้อมูลหลัก (Master File)
 แฟ้มข้อมูลหลักเป็นแฟ้มข้อมูลที่บรรจุข้อมูลพื้นฐานที่จำเป็นสำหรับระบบงาน และเป็นข้อมูลหลักที่เก็บไว้ใช้ประโยชน์ข้อมูลเฉพาะเรื่องไม่มีรายการเปลี่ยนแปลงในช่วงปัจจุบัน มีสภาพค่อยข้างที่ไม่เปลี่ยนแปลงหรือเคลื่อนไหวบ่อยแต่จะถูกเปลี่ยนแปลงเมื่อมีการสิ้นสุดของข้อมูล เป็นข้อมูลที่สำคัญที่เก็บไว้ใช้ประโยชน์ ตัวอย่าง เช่น แฟ้มข้อมูลหลักของนักศึกษา จะแสดงรายละเอียดของนักศึกษา ซึ่งมี ชื่อนามสกุล ที่อยู่ ผลการศึกษาแฟ้มข้อมูลหลักของลูกค้าในแต่ละระเบียนของแฟ้มข้อมูลนี้จะแสดงรายละเอียดของลูกค้า เช่น ชื่อสกุล ที่อยู่ หรือ ประเภทของลูกค้า

แฟ้มข้อมูลรายการเปลี่ยนแปลง (Transaction File) แฟ้มข้อมูลรายการเปลี่ยนแปลง เป็นแฟ้มข้อมูลที่ประกอบด้วย ระเบียนข้อมูลที่มีการเคลื่อนไหว ซึ่งจะถูกรวบรวมเป็นแฟ้ม ข้อมูลรายการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในแต่ละงวด ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนั้น แฟ้มข้อมูลรายการเปลี่ยนแปลงนี้จะนำไปปรับรายการในแฟ้มข้อมูลหลัก ให้ได้ยอดปัจจุบัน ตัวอย่างเช่น แฟ้มข้อมูลลงทะเบียนของนักศึกษา

แฟ้มข้อมูลตาราง (Table File) เป็นแฟ้มข้อมูลที่มีค่าคงที่ ซึ่งประกอบด้วยตารางที่เป็น ข้อมูลหรือชุดของข้อมูลที่มีความเกี่ยวข้องกันและถูกจัดให้อยู่รวมกันอย่างมีระเบียบ โดยแฟ้มข้อมูลตารางนี้จะถูกใช้ในการประมวลผลกับแฟ้มข้อมูลอื่น ๆ เป็นประจำอยู่เสมอ เช่น ตารางอัตราภาษี ตารางชื่อสินค้า ตารางสินค้า

แฟ้มข้อมูลเรียงลำดับ เป็นการจัดเรียงระเบียนที่จะบรรจุในแฟ้มข้อมูลนั้นใหม่ โดยเรียงตามลำดับค่าของฟิลด์ข้อมูลหรือค่าของข้อมูลค่าใดค่าหนึ่งในระเบียนนั้นก็ได้ เช่น จัดเรียงลำดับตาม วันเดือน ปี ตามลำดับตัวอักขระเรียงลำดับจากมากไปน้อยหรือจากน้อยไปหามาก เป็นต้น

แฟ้มข้อมูลรายงาน เป็นแฟ้มข้อมูลที่ถูกจัดเรียงระเบียนตามรูปแบบของรายงานที่ต้องการแล้วจัดเก็บไว้ในรูปของแฟ้มข้อมูล ตัวอย่างเช่น แฟ้มข้อมูลรายงานควบคุม การปรับเปลี่ยนข้อมูลที่เกิด ขึ้นในขณะปฏิบัติงานแต่ละวัน

การประมวลผลข้อมูล (Data Processing) เป็นการนำข้อมูลที่เก็บรวบรวมได้มาผ่านกระบวนการต่าง ๆ เพื่อแปรสภาพข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่ต้องการ เรียกว่า ข้อมูลสนเทศหรือสารสนเทศ (Information)

สารสนเทศ (Information) หรือเรียกว่าข้อสนเทศสารนิเทศหรือข่าวสารข้อมูลหมายถึงผลสรุปที่ได้จากการประมวลผลข้อมูลซึ่งนำไปใช้ประโยชน์ในกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่งหรือนำไปใช้ในการสนับสนุนการตัดสินใจสารสนเทศของบุคคลหนึ่ง อาจเป็นเพียงข้อมูลของอีกบุคคลหนึ่งก็ได้ ขึ้นอยู่กับการนำไปใช้ประโยชน์ได้หรือไม่ หรือสารสนเทศที่ได้จากระบบหนึ่ง อาจเป็นข้อมูลของอีกระบบหนึ่ง ก็ได้

วิธีการประมวลผล อาจจำแนก ได้ 3 วิธี โดยจำแนกตามอุปกรณ์ที่ใช้ในการประมวลผล ได้แก่
        
         1. การประมวลผลด้วยมือ (Manual Data Processing)เป็นวิธีการที่ใช้มาตั้งแต่อดีต โดยการใช้อุปกรณ์ง่าย ๆ เป็นการประมวลผลโดยใช้แรงงานและสมองของมนุษย์เป็นหลัก เครื่องมือที่ใช้ประกอบด้วยสมอง กระดาษ ปากกา หรือดินสอ มักใช้กับงานที่ไม่มากนัก
        
         2. การประมวลผลด้วยเครื่องจักรกล
(Mechanical Data Processing)เป็นวิวัฒนาการมาจากการประมวลผลด้วยมือ แต่ยังต้องอาศัยแรงคนบ้าง เพื่อทำงานร่วมกับเครื่องจักรกล ในการประมวลผลทางธุรกิจ เครื่องที่ใช้กันมากที่สุด คือ เครื่องที่ทำบัญชี (Accounting Machine) และเครื่องที่ใช้ในการประมวลผลทั่วไปเป็นเครื่องกึ่งอีเล็กทรอนิกส์ เรียกว่าเครื่อง Unit Record
          - เครื่องทำบัญชี (Accounting Machine) เป็นเครื่องที่ใช้ ในการทำบัญชี ด้วยบัตร
เจาะรู โดยการอ่านข้อมูลจากบัตรทีละใบแล้วเก็บตัวเลขไว้ในเครื่อง เพื่อใช้ในการคำนวณ เสร็จแล้ว สามารถเอาผลลัพธ์ที่ได้มาพิมพ์ในลักษณะที่ต้องการ
          - เครื่อง Unit Record เป็นเครื่องที่ทำงาน โดยอาศัยระบบกึ่งเครื่องกลไฟฟ้าและกึ่งอีเล็กทรอนิกส์ ลักษณะของเครื่องจักรกลประเภทนี้อยู่ที่การทำงานกับข้อมูลที่เป็นบัตรเจาะรู จึงเรียกเครื่องจักรกลที่ทำงานกับบัตรว่า Unit Record เครื่อง Unit Record มีหลายชนิด ทำงานต่างกัน เช่น เครื่องเจาะบัตร เครื่องรวมบัตร เครื่องเรียงบัตร เครื่องแปลข้อมูล เครื่องตรวจทานบัตร เป็นต้น
การประมวลผลวิธีนี้เหมาะกับธุรกิจขนาดกลาง ที่มีข้อมูลปริมาณ ปานกลางและ
ต้องการความเร็วในการทำงานปานกลาง
        
         3. การประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องอีเล็กทรอนิกส์ (EDP : Electronic Data Processing)
หมายถึงการประมวลผลด้วยเครื่องมือที่มีส่วนประกอบของอุปกรณ์อีเล็กทรอนิกส์
เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องคิดเลขอีเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น ใช้แรงงานและสมองมนุษย์น้อย เป็นวิธีการที่ได้รับความนิยมสูง เพราะการประมวลผลแบบนี้ให้ความแม่นยำ สะดวก รวดเร็ว สมารถประมวลผลข้อมูลที่มีจำนวนมาก ๆ สลับซับซ้อนได้ดี
ลักษณะของงานที่เหมาะสมต่อการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์
        - งานที่มีปริมาณมาก ๆ (Volume)
        - ความซ้ำซากของข้อมูล (Repetition) หมายถึงการประมวลผลข้อมูลที่ต้องการทำซ้ำ ๆ
        - ความเร็วของข้อมูลผลลัพธ์ (Speed)
        - ความซับซ้อนของข้อมูล (Complexity)
        - ความน่าเชื่อถือของข้อมูลผลลัพธ์ (Accuracy) งานที่ต้องการความถูกต้องแม่นยำ ของข้อมูลมาก ๆ

ขั้นตอนการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์
แสดงผลลัพธ์(จอภาพ) ---> รับข้อมูล --->  ประมวลผล ---> แสดงผลลัพธ์(เครื่องพิมพ์)

การประมวลผลข้อมูลสามารถแบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอนดังนี้

        1. ขั้นเตรียมข้อมูล หรือขั้นการนำข้อมูลเข้า (Input)
เป็นการจัดเตรียมข้อมูลที่รวบรวมมาแล้วให้อยู่ในลักษณะที่สะดวกต่อการประมวลผล อาจจะทำกระบวนการรวมข้อมูล จัดกลุ่ม ของข้อมูลรวมถึงการเปลี่ยนสภาพของข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่เหมาะสมกับเครื่องมือและวิธีการประมวลผลสามารถแบ่งเป็นขั้นตอนย่อย ๆ ดังนี้
1.1 การลงรหัส (Coding) คือการใช้รหัส หรือกำหนดรหัสแทนข้อมูลจริง ทำให้ข้อมูลอยู่ในรูปแบบที่สะดวกแก่การประมวลผล ประหยัดเวลาและเนื้อที่ รหัสอาจเป็นตัวเลขหรือตัวอักษรก็ได้ เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับเพศ ให้รหัส 1 แทนเพศชาย รหัส 2 แทนเพศหญิง เป็นต้น
1.2 การตรวจสอบแก้ไขข้อมูล (Editing) คือการตรวจสอบความถูกต้องและ
ความไปได้ของข้อมูล และปรบปรุงแก้ไขเท่าที่จะทำได้หรือคัดข้อมูลที่ไม่ต้องการออกไป เช่น คำตอบบางคำตอบขัดแย้งกันอาจดูคำตอบจากคำถามข้ออื่น ๆ ประกอบ แล้วแก้ไขตามความเหมาะสม
1.3 การแยกประเภทข้อมูล (Classifying) คือการแยกประเภทข้อมูลออกตาม
ลักษณะงานเพื่อสะดวกในการประมวลผลต่อไป เช่น แยกตามรายการขายสินค้า ตามชนิดของสินค้า หรือตามลูกค้า เป็นต้น
1.4 การบันทึกข้อมูลลงสื่อ (Media) คือการนำข้อมูลเก็บบนสื่อเก็บข้อมูล เพื่อใช้
ในอนาคต

        2. ขั้นตอนการประมวลผล (Processing)
เป็นวิธีการจัดการกับข้อมูล โดยนำข้อมูลที่เตรียมไว้แล้ว หรือที่ได้จากขั้นเตรียมข้อมูล เข้าเครื่อง แต่ก่อนที่เครื่องจะทำงานต้องมีโปรแกรมสั่งงาน ซึ่งโปรแกรมเมอร์ (Programmer) เป็นผู้เขียน เครื่องคอมพิวเตอร์จะทำการประมวลผลจนกระทั่งได้ผลลัพธ์ออกมาและยังคงเก็บไว้ในเครื่อง ขั้นตอนต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นอาจมีดังนี้
        2.1 การคำนวณ (Calculation) ได้แก่ การคำนวณทางคณิตศาสตร์ เช่น การบวก ลบ คูณ หาร และทางตรรกศาสตร์ เช่น การเปรียบเทียบค่าต่าง ๆ
        2.2 การเรียงลำดับข้อมูล (Sorting) เช่น เรียงข้อมูลจากน้อยไปมาก หรือมากไปน้อย หรือเรียงตามอักษร A ถึง Z เป็นต้น
        2.3 การดึงข้อมูลมาใช้ (Retrieving) เป็นการค้นหาข้อมูลที่ต้องการเพื่อนำมาใช้งาน เช่น ต้องการทราบยอดหนี้ของลูกค้าคนหนึ่ง หรือต้องการทราบยอดขายของพนักงานคนหนึ่ง เป็นต้น
        2.4 การรวมข้อมูล (Merging) เป็นการนำข้อมูลตั้งแต่ 2 ชุด ขึ้นไปมารวมเป็นชุดเดียวกัน เช่น การนำเอาเงินเดือนพนักงาน รวมกับเงินค่าล่วงเวลา จะได้เป็นเงินที่ต้องการจ่ายให้แก่พนักงาน ทั้งหมดเป็นต้น
        2.5 การสรุป (Summarizing) เป็นการรวบรวมข้อมูลที่อยู่ทั้งหมดให้อยู่ในรูปแบบสั้น ๆ กระทัดรัดตามต้องการ เช่น การสรุปรายรับรายจ่าย หรือ กำไรขาดทุน
        2.6 การสร้างข้อมูลชุดใหม่ (Reproducing) เป็นการสร้างข้อมูลชุดใหม่ขึ้นมาจากข้อมูลชุดเดิม
        2.7 การปรับปรุงข้อมูล (Updating) คือการเพิ่มข้อมูล (Add) การลบข้อมูล (Delete) การเปลี่ยนค่า (Change) ข้อมูลที่มีอยู่ให้ทันสมัยอยู่เสมอ

        3. ขั้นตอนการแสดงผลลัพธ์ (Output)
เป็นงานที่ได้หลังจากผ่านการประมวลผลแล้ว เป็นขั้นตอนในการแปลผลลัพธ์ที่เก็บอยู่ในเครื่อง ให้ออกมาอยู่ในรูปที่สามารถเข้าใจง่ายได้แก่ การนำเสนอในรูปแบบรายงาน เช่น แสดงผลสรุปตารางรายการบัญชี รายงานทางสถิติ รายงานการวิเคราะห์ต่าง ๆ หรืออาจแสดงด้วยกราฟ เช่น แผนภูมิ หรือรูปภาพ ประกอบด้วย 4 ขบวนการย่อย คือ
        3.1 การสรุปข้อมูล หมายถึงการทำให้ข้อมูลอยู่ในรูปย่อย กะทัดรัด เพื่อให้เกิดความสะดวกในการนำไปใช้
        3.2 การทำสำเนาข้อมูล หมายถึงการสำรองข้อมูล มักใช้ในกรณีที่ข้อมูลมีความสำคัญ และต้องการความปลอดภัยและเพื่อการค้า
        3.3 การเก็บรักษาข้อมูล หมายถึงการเก็บข้อมูลอย่างเป็นระเบียบ เพื่อสะดวกในการค้นหาหรือเรียกใช้งานในอนาคต
        3.4 การเผยแพร่ข้อมูล หมายถึงขบวนการทำให้ข้อมูลไปสู่ผู้รับได้ครบถ้วนสมบูรณ์

สรุปขั้นตอนการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์

ขั้นเตรียมข้อมูล
รับข้อมูล(Input) --->  ขั้นการประมวลผล (Processing) --->  ขั้นแสดงผลลัพธ์(Output)

1. การเก็บรวบรวมข้อมูล - การคำนวณ - แสดงรูปแบบรายงาน
2. การเตรียมข้อมูล - การเรียงลำดับข้อมูล - แสดงรูปแบบภาพ หรือกราฟ
        - การลงรหัส - การปรับปรุงข้อมูล
        - การตรวจสอบแก้ไขข้อมูล - การดึงข้อมูล
        - การแยกประเภทข้อมูล - การรวบรวมข้อมูล
        - การบันทึกข้อมูลลงสื่อ - การสรุป
        - การสร้างข้อมูลชุดใหม่

วิธีการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์

การใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ในการประมวลผล แบ่งออกเป็น 2 วิธี คือ
1. การประมวลผลแบบแบทซ์ (Batch Processing)
2. การประมวลผลแบบอินเทอร์แอคทีฟ (Interactive Processing)

        การประมวลผลแบบแบทซ์ (Batch Processing) คือการประมวลผลโดยการรวบรวมข้อมูลไว้ช่วงเวลาหนึ่ง ก่อนที่จะนำข้อมูลเข้าเครื่อง เพื่อประมวลผลในคราวเดี่ยวกัน เช่น การทำบัญชีจ่ายเงินเดือนพนักงานทุกสิ้นเดือน ระบบการคิดดอกเบี้ยธนาคาร ซึ่งต้องใช้ระยะเวลารวมสะสม 3 เดือน 6 เดือน หรือ 1 ปี หรือระบบการเรียนการสอน การบันทึกเกรดของนักศึกษาในแต่ละเทอมจนเทอมสุดท้ายจึงพิมพ์ใบรับรองเกรด ฉะนันการประมาลผลข้อมูลโดยใช้ระยะเวลาในการสะสมข้อมูลอยู่ระยะหนึ่งก่อน แล้วจึงนำมาประมวลผลพร้อมกันและในการทำงานจะไม่มีการโต้ตอบระหว่างผู้ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ ระบบเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้ในการประมวลผลแบบนี้เรียกว่า ระบบออฟไลน์ (Off-Line System)

        ระบบออฟไลน์ (Off-Line System) เป็นระบบที่ทำงานในลักษณะเตรียมการในการประมวลผลขั้นต่อไป โดยใช้อุปกรณ์ประเภท Input/Output Unit อุปกรณ์เหล่านี้ไม่อยู่ภายใต้การควบคุมของหน่วยประมวลผลกลาง (CPU : Central Processing Unit) เช่น เครื่องบันทึกเทป (Key to tape) เครื่องบันทึกจานแม่เหล็ก (Key to disk) เครื่องเจาะบัตร (Key Punch Machine)

        การประมวลผลแบบอินเทอร์แอคทีฟ (Interactive Processing) เรียกอีกอย่างหนึ่งว่าการประมวลผลแบบออนไลน์ (OnLineProcessing) เป็นวิธีการประมวลผลที่รับข้อมูลเข้าสู่เครื่องคอมพิวเตอร์โดยตรงทันทีโดยไม่ต้องรอรวมหรือสะสมข้อมูล ข้อมูลแต่ละรายการจะถูกนำไปประมวลผลและได้ผลลัพธ์ทันที โดยจะมีการติดต่อกับหน่วยประมวลผลกลาง (CPU) โดยตรง เช่น การฝากหรือถอนเงินธนาคาร โดยใช้บัตร ATM ระบบคอมพิวเตอร์ ที่ใช้ในการประมวลผลแบบนี้เรียกว่า ระบบออนไลน์ (On-Line System)

        ระบบออนไลน์ (On-Line System) จะทำงานตรงข้ามกับระบบออฟไลน์ เป็นการป้อนข้อมูลเข้าเครื่องโดยตรงจากที่ใดก็ได้ ที่มีอุปกรณ์บันทึกและป้อนข้อมูลอยู่โดยติดต่อกับหน่วยประมวลผลกลางโดยตรง แล้วทำการประมวลผลทันที อุปกรณ์ที่นิยมใช้ ได้แก่ เครื่องเทอร์มินัล (Terminal) ลักษณะการประมวลผลโดยตรงหรือโดยทันทีนี้มีชื่อเรียกอื่น ๆ อีก ได้แก่ Transaction Processingหรือ Real -Time Processing